Dijital yaşamınızı nasıl düzenlersiniz: fotoğraflar, e-postalar, dosyalar ve daha fazlası
Bir akıllı telefon, tablet, e-posta, bilgisayar veya çevrimiçi belge depolama hesabınız varsa (ve şansınız var), bir noktada, cihazınızdaki hızla azalan depolama alanı hakkında sizi bilgilendiren bir açılır pencere almış olabilirsiniz veya hesap. Belki de mesaj, dosyaları silmenizi veya bulut depolama alanınızı yükseltmenizi – her zaman bir ücret karşılığında – ya da hizmetinizde veya cihazınızda kesinti yaşamanızı ister. Önemli bir belgeyi kalıcı olarak silmediğinizi umarak, depolama için ayda birkaç ekstra dolar ödeyerek ya da e-postaları, metinleri veya resimleri toplu olarak silmek için uğraşıyorsunuz. Bir sonraki depolama alanı basamağının üst sınırlarına ulaştığınızda süreç kendini tekrar eder.
Önemli belgelerin, verilerin ve anıların korunması analog basılı kopyalardan bulut içi depolamaya geçerken, insanlar dijital karmaşa içinde boğulabilir. Sürekli dolu gelen kutularından bir Google dokümanı yığınına kadar uzmanlar, teknolojik düzeni daha iyi organize etmeye ve sürdürmeye yardımcı olacak sistemleri yerleştirmeyi tavsiye ediyor. Depolama ve bakımın hem finansal hem de lojistik açıdan bir maliyeti olsa da, dosyalarınızı takip etmek uzun vadede paradan ve saatlerden tasarruf etmenizi sağlayabilir.
Dijital dağınıklık sorunlarınızı çözün
Dijital tercihleri söz konusu olduğunda neredeyse herkes farklıdır. Her e-postayı adresledikten sonra silme konusunda titiz olabilirsiniz, ancak asla film rulonuzu gözden geçiremezsiniz. Indigo Organizing’in sahibi Amanda Jefferson, tüm hayatınızı dosyalarda ele almak yerine, en çok yardıma ihtiyacınız olan bir alana odaklanın, diyor Marie Kondo’nun KonMari yöntemini kullanarak müşterilerin fiziksel alanlarında düzen oluşturmalarına yardımcı olmakla kalmayıp, aynı zamanda çalışır. insanlarla da dijital yaşamlarını düzene sokmak için. “Sizi özellikle strese sokan nedir?” diyor. Belki de e-postanız maksimum depolama alanındadır veya ihtiyacınız olan belgeyi bilgisayarınızda asla bulamıyorsunuzdur. Ele almanız gereken sorunu anlayın, ardından özellikle sorununuza hitap eden bir çözüme odaklanın.
Bazı dijital organizasyon sistemlerini yerine koyun
Jefferson, dosyalarınızı düzenlemek için karmaşık bir klasör ağı ve adlandırma kuralları oluşturmanıza gerek olmadığını söylüyor. Beyniniz ve yaşam tarzınız için en anlamlı olan bir sisteme bağlı kalın. Jefferson, “Mümkün olduğunca basit tutmak istiyorsunuz” diyor. “Çoğu zaman başlarız çünkü gerçekten karmaşık bir organizasyon sistemine dair bu büyük fikirlerimiz vardır ve o dağılır.” Google Drive’ı pek kullanmayan biriyseniz, orada bir klasör sistemi uygulamak mantıklı değil. Ancak, bilgisayarınızın masaüstünün biraz düzenlenmesi gerekiyorsa, vergi bilgileri, kiralık evrak işleri veya iş için sıklıkla kullandığınız şablonlar gibi sık sık başvuracağınız bazı genel belgeler yığını oluşturun.
Jefferson, Google Dokümanlar’da veya Dropbox’ta belge bulma konusunda sorun yaşıyorsanız, belgelerinizi adlandırma şeklinizi iyileştirmeyi deneyin, diyor. Tarihle başlamayı seviyor (örneğin, YIL.AY.GÜN), ardından dosya hakkında birkaç kelime. Diyelim ki çocuklarınızın karnelerinin kopyalarını saklıyorsunuz; belge adına çocuğunuzun adını ve yarıyılı veya not dönemini kullanabilirsiniz.
E-posta organizasyonu söz konusu olduğunda Jefferson, iletileri kategorilere ayırmak için Gmail kullanıyorsanız klasörler, sekmeler veya etiketler oluşturmanızı önerir. “Çevrimiçi siparişler için bir klasörüm, kızım için bir klasörüm ve belirli iş projeleri için bir klasörüm var” diyor. E-postaları bu belirli klasörlere taşıyabilir veya arşivleyebilirsiniz; bunlar ana gelen kutunuzun dışında olacaktır. Arşivlemenin e-postaları silmediğini, yalnızca başka bir yere taşındıklarını, bu nedenle arşivlemenin depolama alanında yer açmayacağını unutmamak önemlidir. (Daha sonra silme ve budama hakkında daha fazla bilgi.) Bunları Gmail arama çubuğunda arayabilir veya taşıdığınız etikete gidebilirsiniz. Kural oluşturmak, gelen e-postaları da bu klasörlere otomatik olarak dosyalayacaktır.
Fotoğraf düzenleme biraz farklı. Fotoğraf düzenleme şirketi Posterity Pro’nun sahibi ve kurucusu Ana Carvajal’a göre, fotoğraflarınızı dosyalara ayırmadan kronolojik sırada tutmalısınız. Çoğu cihaz, daha sonra daha kolay aramak için “okulun ilk günü” veya “tatil 2022” gibi tanımlayıcı etiketler ekleyebileceğiniz bir fotoğraf görüntüleme uygulamasıyla birlikte gelir. Bu kesinlikle biraz zamanınızı alacaktır, ancak örgütlenme hedeflerinizi düşünün. “Evleniyor musun ve üç yıldır flört ettiğin için çektiğin tüm fotoğrafları mı aramak istiyorsun?” diyor Carvajal. “Resimlerinizi etiketlemiş olmak bunu gerçekten kolaylaştıracaktır. Şimdi, umursamayabilirsiniz ve telefonunuzun sizin için yapacağı tarihe göre bakabilmek kolaydır. Sadece bir karar vermeniz ve sizin için işe yarayan bir strateji bulmanız gerekiyor.”
Android Intelligence sütununun ve haber bülteninin yazarı JR Raphael, fotoğraf kitaplıklarındaki teknoloji çok ilerlediğinden, bir ton sınıflandırma yapmanıza bile gerek kalmayabileceğini söylüyor. Google ve Apple Fotoğraflar, kullanıcıların resimlerini tarihe, öğeye ve kişiye göre aramasına olanak tanır. “Bulmak istediğiniz bir görüntüyü veya görüntüleri tanımlayabilecek aklınıza gelebilecek herhangi bir özelliği pratik olarak arayabilirsiniz” diyor. “’Düğün’, ‘Cadılar Bayramı’, ‘kano’, ‘plaj’ gibi kelimeler, renk, kırmızı, yeşil, mor veya görüntünün bir yerinde görünen belirli bir metin. Yani organizasyonu [photos] gereksiz ve gereksiz hale gelir.”
Düzinelerce uygulama simgesiyle dolu telefonlar için, bilim gazetecisi Catherine Price, Telefonunuzdan Nasıl Ayrılırsınız?tüm uygulamaları bir iç sayfada saklayarak ve ana ekranını tamamen boş tutarak başarıya (ve iç huzuruna) ulaştı. Ana ekranındaki alt çubukta telefon uygulaması, mesajlar, kamera ve fotoğraflar bulunur. Bir uygulamayı kullanmak istediğinde iPhone’unu aşağı kaydırıyor ve belirli bir uygulamayı arıyor. Ana ekranınızı uygulamadan uzak tutmak için iPhone kullanıcıları Ayarlar>Ana Ekran’a gidebilir ve ardından “Yalnızca Uygulama Kitaplığı”nı seçebilir. Android kullanıcıları, ana ekranlarından kaldırmak için uygulama simgelerini basılı tutabilir ve “Kaldır”a basabilir.
Jefferson, acı noktanız ne olursa olsun, sahip olduğunuz her dosyayı veya fotoğrafı düzenlemek veya kategorize etmek için baskı hissetmeyin, diyor. Bunu sadece ileriye dönük bir yöntem olarak kullanın. Örneğin, e-posta gelen kutunuzda yeni klasörler oluşturmaya karar verdiyseniz, kendinize biraz zaman kazandırın ve aldığınız her e-postayı bu klasörlere ayırmayı atlayın. Jefferson, “Diyelim ki 15.000 e-postanız var,” diyor, “içeri girip bir arşiv klasörü oluşturabilir ve bu 15.000 e-postanın tümünü alıp arşivlere koyabilirsiniz ve işiniz bitti. O zaman gelen kutunuzda kalan tek şey geçen haftadan kalan şeylerdir ve sadece bunları gözden geçirirsiniz.” Biraz müzik veya podcast açın ve süreci daha yönetilebilir hale getirmek için günde 10 veya 15 dakika organize edin.
Fotoğraflarınızı, dosyalarınızı ve e-postalarınızı kısaltın
Gereksiz dosyalarda önemli miktarda depolama alanı boşa harcanır: ekran görüntüleri, haber bültenleri, kullanılmayan uygulamalar. Carvajal, müşterilerinin dijital fotoğraflarını düzenlemesine yardımcı olurken, görüntülerinin yaklaşık yüzde 30 ila 40’ının kopya olduğunu tahmin ediyor. “Yürüyüşe çıkıyorum – çok güzel bir düşüş oldu – ve 25 ağaç fotoğrafı çekiyorum” diyor. “Gerçekten bütün bu ağaçlara ihtiyacım var mı? En iyi üçü alalım.”
Telefonunuzda genellikle çok fazla fotoğraf çekmiyorsanız veya fotoğraf kitaplığınızı ince tutmakta iyiyseniz, Carvajal, çalışmadığınız süre boyunca (belki yatmadan önce veya bir doktorun ofisinin bekleme odasındayken) birkaç haftada bir resimlerinizi gözden geçirmenizi önerir. ve favori resimleriniz hariç hepsini silme. Bu, bulanık resimlerin, birinin yanıp söndüğü çekimlerin, daha önce paylaştığınız memlerin ve ekran görüntülerinin veya favoriniz olmayan açıların silinmesi anlamına gelir.
Ancak, fotoğraf rulonuz (veya sabit sürücünüz) binlerce derinlikteyse ve her görüntü veya dosyada tek tek gezinmek çok fazla zaman alacaksa, Carvajal çoğaltma yazılımını indirmeyi söylüyor. “Yaptıkları şey kitaplığınızdan geçmek ve size kopyaları sunuyorlar ve hangisini tutacağınızı seçiyorsunuz” diyor. En sevdiği yinelenen fotoğraf uygulamaları arasında PhotoSweeper (10$), Gemini 2 (20$’dan başlar ve tüm dosya türlerine göre sıralanır) ve Duplicate Cleaner (ücretsiz bir sürümü vardır) bulunur. Diğer ücretsiz seçenekler arasında dupeGuru, Duplicate Manager ve Auslogics Duplicate File Finder bulunur.
Potansiyel olarak tekrar erişebileceğiniz onlarca yıllık yazışmanız olduğunda e-postaları ayrıştırmak zor. Şu anda üniversitedeyken gönderdiğiniz e-postaları tutuyor musunuz? Artık bunlara ihtiyacınız yoksa, örneğin belirli bir tarihten önceki tüm e-postaları almak ve toplu olarak silmek için Gmail’de “önce: TARİH” ifadesini arayın. Büyükanne ve büyükbabanızdan gelen e-postaları kaydetmek ister misiniz? “Kimden:” veya “kime:” ve e-posta adreslerini arayın ve bu e-postaları başka bir etikete arşivleyin.
Raphael, kendinize daha fazla depolama alanı sağlamak için e-postalarınızı ek boyutuna göre sıralayın ve değerli megabaytlar alan büyük ekleri silin, diyor. Gmail kullanıyorsanız, arama çubuğundaki “Arama seçeneklerini göster” simgesini tıklayın ve “boyut” arama alanını doldurun.
Raphael, alanınızı akıllıca kullanıp kullanmadığınızı belirlemek için yine periyodik olarak kendinize bir dijital depolama denetimi yapmanız gerektiğini söylüyor. Belki yılda bir veya iki kez, neye tutunmayı seçtiğinize bir göz atın ve gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Belki de on yıldan fazla bir süre önce sahip olduğunuz bir PC’den alınan bir yedekleme, alanı en iyi şekilde kullanmak değildir. Raphael, “Diyelim ki bodrumunuzda bir deponuz var ya da bir depo satın alıyorsunuz” diyor. “Gerçekten bundan farklı değil. Düşünün, alan için para ödüyorum, bu alana ihtiyacım var, değerli ama benim için artık önemli olmayan tüm eski ıvır zıvırları saklamam gerekiyor mu?”
Ekstra depolama için ne zaman ödeme yapılır?
Kitaplıklarınızı küçülttükten sonra bile, bir bulut sağlayıcının daha fazla depolama için ayda birkaç ekstra dolar harcamak isteyip istemediğinizi soracağı bir zaman gelecek. Raphael’e göre, bulut depolamayı birincil yedekleme biçimi olarak sürekli yükseltmek, fotoğraf, belge ve e-posta depolayan çoğu kişi için uygundur. Apple, Google ve Dropbox gibi şirketler güvenilir ve güvenlidir, diyor. Raphael, “Tüm görüntülerinizi yerel olarak telefonunuzda saklayabilir ve ardından oradan ev ağınızdaki harici bir sürücüye aktarabilirsiniz,” diyor Raphael, “ancak yalnızca güvenlik ve güvenlik güvencelerinden değil, pek çok şeyden de vazgeçeceksiniz. ne olursa olsun tüm eşyalarınıza her yerden ulaşabilirsiniz – eviniz yıkılmış olsa bile. [If] Sahip olduğunuz fiziksel mülk ne olursa olsun ortadan kaybolur, yine de yeni bir cihazda oturum açabilirsiniz ve orada sizi bekliyor olacaklardır. [with cloud storage]”
Birden fazla yedekleme seçeneğiyle kendinizi daha rahat hissediyorsanız, kitaplıklarınızı kesinlikle harici bir sabit sürücüde saklayın. Sadece düzenli olarak yedeklediğinizden emin olun. Carvajal, 3-2-1 yedekleme depolama yöntemini önerir: verilerinizin üç kopyasına sahip olun, bu yedekleri iki tür ortama (harici sabit sürücü ve bulut) kaydedin ve bu yedeklemelerden birinin site dışında olduğundan emin olun. (Carvajal, bulut depolamayı kullanmanın tesis dışında kabul edildiğini söylüyor.) Harici bir sabit disk kullanıyorsanız, satın aldığınız zamanı not ettiğinizden emin olun çünkü çoğu üç ila beş yıllık bir raf ömrüne sahiptir. Yine, bu süreç, dosyalarınızı buluta yedeklemekten çok daha fazla zaman ve emek gerektirir.
Dijital dağınıklığınızı korumak ömür boyu süren bir süreçtir. Devrim niteliğinde bir şey çıkmaz ve insanların yaşama, iletişim kurma ve çalışma şeklini değiştirmedikçe, dijital verileri yönetmek sonsuza kadar uğraşacağınız bir şeydir. Gereksiz dosyaları, önemsiz e-postaları ve büyük ekleri (ve kuruluşa çok fazla zaman harcamadan) düzenli bir şekilde silin ve sanal yaşamınızı takip etmeyi daha kolay bulacaksınız. Raphael, “Yalnızca kuruluma ilk yatırımı yapmanız gerekiyor ve bundan sonra her gün çok daha kolay olacak” diyor.
Daha iyi daha iyi bir hayat yaşamanıza yardımcı olmak için derin kaynaklı, uygulanabilir tavsiyeler sunmak için burada. Para ve işle ilgili bir sorunuz mu var; arkadaşlar, aile ve topluluk; ya da kişisel gelişim ve sağlık? Bunu doldurarak bize sorunuzu gönderin biçim. Bunu bir hikayeye dönüştürebiliriz.
